Cómo automatizo el check-in sin recibir a los huéspedes en persona 🔐

Uno de los cambios que más ha mejorado la gestión de mi alojamiento ha sido dejar de hacer los check-in en persona.

Hoy tengo un sistema que me permite gestionar todo el proceso de forma remota, con menos fricción para el huésped y más control para mí.

Con este flujo consigo:

• evitar entregas de llaves en persona
• validar la identidad del huésped
• recopilar los datos necesarios para SES.Hospedajes, Mossos y Ertzaintza
• y mantener un proceso claro, rápido y profesional

La herramienta que utilizo

Para gestionar el check-in online utilizo Partee.es.

He probado varias opciones, como Chekin.com, Partee.es y otras herramientas similares, y la que mejor me ha funcionado por precio, fiabilidad y facilidad de uso ha sido Partee.es.

Llevo años utilizándolo y, en mi experiencia, nunca me ha fallado.

Además:

• el huésped lo completa en menos de un minuto
• está disponible en varios idiomas
• y por menos de 2 € al mes, me evita bastante trabajo y muchos errores

Cada vez que un huésped completa el formulario, recibo un correo con sus datos y reviso que todo esté correcto.

Después, la información se envía automáticamente a SES.Hospedajes, Mossos y Ertzaintza, y en las siguientes 24 horas recibo la confirmación del envío, cumpliendo con el RD 933/2021.

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El proceso que sigo

1. Envío un WhatsApp 48 horas antes 📲

Dos días antes de la llegada, envío un mensaje por WhatsApp al huésped.

Uso WhatsApp porque me permite compartir el enlace del check-in, adjuntar archivos, enviar fotos, resolver dudas durante la estancia y mantener el contacto para el seguimiento final.

2. El huésped completa el check-in

En la mayoría de los casos, el huésped rellena el formulario en las horas siguientes.

Solo una pequeña parte necesita recordatorio. En mi caso, menos del 10 % de las reservas.

3. Reviso la información

Cuando recibo el correo con los datos y la documentación, hago una revisión rápida para comprobar que todo está correcto.

Es un paso simple, pero importante antes de enviar los accesos.

4. Envío las claves y la información de llegada 🔑

Una vez validado el check-in, envío un segundo mensaje con:

• las claves de acceso
• la guía de bienvenida
• y una foto del edificio con la localización del teclado de acceso

Así, el huésped recibe cada información en el momento adecuado y el proceso queda mucho más ordenado.

El mensaje que envío

Este es el mensaje base que utilizo:

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Hola, buenos días:

Soy [mi nombre], el anfitrión del apartamento que habéis reservado en [plataforma (Booking, Airbnb, etc.)] con entrada el [día de entrada]. Espero que estéis bien y que tengáis un buen viaje 😊

Quería comentarte unas cosas rápidas sobre el check-in:

1. Como la entrada al apartamento es autónoma, necesitaré que cada uno de los [número de huéspedes] huéspedes adultos complete el formulario de abajo. Es muy fácil y solo lleva un par de minutos.

Agradecemos que adjuntéis la foto del documento de identidad directamente en el formulario para agilizar el proceso.

Formulario de check-in:
[aquí incluyo mi enlace personal de Partee.es - se genera en tu formulario de Partee]

Número de reserva:
[aquí incluyo el número de reserva de la plataforma (Booking, Airbnb, etc.)]

2. Para entrar al apartamento necesitaréis dos claves, que os enviaré una vez hayáis completado el formulario. Una da acceso al edificio y la otra al apartamento. (Esto es específico para mi caso; aquí puedes adaptar cómo funciona el acceso en tu alojamiento).

3. Además, tengo preparado un PDF de bienvenida con información útil del alojamiento y recomendaciones de la zona. Si quieres, te lo puedo enviar por aquí. (Para aprender cómo crear tu PDF de bienvenida, visita este artículo).

Un saludo, y cualquier duda, no dudes en escribirme.

[mi nombre]

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Por qué me funciona bien

Lo que más valoro de este sistema es que me permite ofrecer un check-in más cómodo para el huésped y, al mismo tiempo, más eficiente y profesional para mí.

Evito desplazamientos, reduzco dependencias y mantengo un proceso claro de principio a fin.

Para la guía sobre cómo instalar una cerradura inteligente y crear códigos de acceso remotos, puedes leer el siguiente artículo.